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利用信息系统实现连锁餐饮企业物料的成本与运营控制

利用信息系统实现连锁餐饮企业物料的成本与运营制                

企业以盈利为目的,而增加利润的方法无非是增加销售,合理控制成本,以提高利润率,及有效降低经营管理费用。餐饮企业用于受接待能力的限制,营业额的提高是有限的,而过度超负荷经营,从长远健康发展的角度看,可能是弊大于利,因此,如何有效合理控制成本及费用,提毛利率是餐饮企业管理工作的重要内容。

友仁居餐饮集团从2003年3月开始,与北京康大助友软件技术有限公司通力合作,共同开发适用于连锁餐饮集团运营所需的计算机管理信息系统。目前,系统进展顺利,基本系统已运行稳定,较好地实现了集团所要求的成本控制与运营管理的目的。成本与运营控制的思想贯穿于计算机信息系统实现的各个环节,因篇幅所限,下在仅就连锁餐饮企业的物料成本和运营控制具体分析一下计算机信息系统的实现方法。

各种物料作为餐饮企业运营控制的具体对象,成本与运营控制的观点也就是体现在对不同种类物料的管理控制方式上。

友仁餐饮集团以经营肥牛火锅为主业,因此比较关注的物料分类为:肉类及主料、蔬菜、调辅料、加工原料、烟酒饮料等。

首先,我们来分析针对以上几种物料,实现计算机管理信息系统所关注的焦点。

对于友仁居华安肥牛来说,肉类及主料商品是其管理的重中之重。肉类及主料商品采购与存储成本较大,所占营业额比重也很大,因此在运营控制中我们关注的是订货量、销售量和加工损耗的问题。订货量与销售量不匹配会造成两方面的问题,订货量过大造成资金钻压,存储成本加大,保质期风险加大等问题;订货量不足又会直接影响企业销售和加大采购成本(因多次采购)。所以订货量应该与销售量保持一定的比例管理,这种比例关系应该从一定时间段内每日的采销数据比较分析所得。如果没有计算机系统,人为统计每日的采销数据将是一件非常难以有效的工作,因此也就无法出订货与销售之间准确的比例关系,进而使得通过进货控制运营成本变得难以真正的实现!而应用计算机系统之后,采销统计数据的获得易如反掌!

另一方面,肉类及主料商品因为价格较贵,加工损耗过大,企业损失就越大。如何正确确定该类商品的损耗率必须通过加工领用和出品量进行分析。分析结果可以从两个角度衡量,一个是同一分店不同时间段的比较;一个是不同分店的比较。没有计算机系统的实现,进行这两项数据的统计是很耗时的一项工作,而且人为统计无法得到可信的数据。使用计算机系统之后,销售数据通过服务员开单直接进入系统,加工间只要按规定录入日盘数据就可以迅速统计每日数据,使得该项工作轻而易举,从百实现了对该类商品的每日控制。

对于肉类及主料商品,必须坚持日盘,监测各店每日的损耗波动,并且进行不同分店之间的比较,以防止累积损耗带来的损失。例如:操作间每月被拿走一斤肉造成的损失不大,每天被拿走一斤肉造成的累积损失就太大。

蔬菜属于生鲜类商品,餐饮企业一般要求供应商每日送货。在为店面营业的需要,蔬菜类商品存在店内自主补货的需求。因此,对该类商品,系统重点关注出成率和自主采购量的问题。出成率是考核蔬菜供货质量的指标,初始出成率是由集团采购人员根据供应商供货质量要求亲自实验获得。在获得初始出成率后,如何在加工运营中考核实际出成率与要求出成率之间的偏差就变为该类商品运营控制的主要工作。要想获得实际的出成率,必须能够统计每个单品每日的销售量,没有计算机系统做为支持手段,该项工作的难度可想百知。另外,有了计算机网络系统的支持,可以迅速比较不事分店之间的单品出成率,因而容易发现各店之间出现的问题。

对于分店自主采购量的控制采用事后监督的方式,因为有了计算机网络系统,管理公司可以迅速获得分店每日补货的数量。经常补货和补货量较大的分店,证明其采购环节存在问题,管理公司要迅速查明原因,以防止人为因素产生的成本失控。

调辅料在餐饮企业经营中所占比重较小,成本较抵。对该类商品主要关注消耗率是否合理。消耗率的比较采用两种方法,同一分店不同时间段的比较及不同分店的比较,应用计算机网络系统之后,数据收集与传送都很及时,所以两种比较方法很容易实现。对于同一分店某一时间消耗率突然增大或者同一时间段不同分店消耗率相差悬殊的情况,都可能是运营出现问题的征兆,集团管理公司可以具此加以分析处理。

酒水饮料类商品因为价值很大,运营中比较关注“进、销、存”数量是否一致的问题。系统对于该问题的解决主要是通过日盘的实现的。另外,通过相应管理的监督的配合,对该类商品做到日控管理。

另外,对于库存类商品,系统必须关注小流量问题。如果某种库存商品积压很多而销量很小,证明销售和订货均存在问题,如不能及时发现将造成过期不能退货等很多问题。对于该类问题要具体分析,该淘汰的淘汰,该控制订货量的控制订货量;该退货的退货。

   以上谈及的各种控制理念,只有借助计算机信息系统的支持,才能真正地得到实现。计算机管理系统主要通过以下措施提供支持。

  统一供应商管理

供应商的选择、商品定价等由集团管理公司统一确定,因此系统由集团管理公司对供应商统一编码,各分店系统没有增加供应商编码的权利。所以,各分店如果违规采购,将不能在系统内录入采购数据,从而财务上不予处理,这从根本上杜绝了人为管理不能有效控制的缺陷。

当然,除了计算机系统作为有利的管理工具之外,相关规定的制定与严格的监督实施是达到效果的最终保证。对供应商的统一管理应该制定相关的管理细则,包括对供应商的选择要求、合同要求、供货要求、变价要求、结款要求、违规须知等等。

 统一商品编码

商品编码是整个信息的基础,如果出现混乱,各种统计数据的准确性就无从变起。因此,系统对商品编码的继往开来管理要求是非常严格的,分店决没有商品自主编码的权利,集团管理公司必须有专人负责。

 根据管理要求严格商品属性

商品除了分类之外,还有很多属性,通过系统的严格定义使得对商品的运营管理成为可能。如:

进货属性:配送、直送、即进即出(直接到操作间,根据日销量订货)。

损耗属性:有些商品有较高的损耗率,有些不损耗。称重商品一般都有损耗,而计数商品一般没有损耗。

 严格控制商品采供两条线

商品供应商、价格、质量要求的选择确认与实际的验货、收货确认应在岗位上严格分离。然后,通过监督抽查进行控制,否则,无法避免人为发生漏洞的可能性。在系统中,分店的自主采购是一个费用报销的处理方式,数据反映非常迅速。因此,应用计算机系统之后,分店自主采购与采供两条线的原则并不矛盾。

 制定日盘商品集合

根据9000质量管理体系的观点:管理是一个循序渐进的过程,首先要关注重点问题,选择监控点。餐饮业行业商品的固属性和管理属性差别很大,对于盘点的要求不可能统一而论。因此,系统管理首先要关注那些用量大、价值大的商品。对于这些商品,要坚持做到日控管理。因此,系统要求集团管理公司统一制定日盘的商品集合,并使各分店保持一致。

 “进、销、盘、存”单据的致性

业务数据及时准确性是保证计算机管理信息系统发挥作用的前提。因此系统要求业务运营中的各岗位人员必须及时录入各种单据,原则上,决不允许拖延到第二天补录。发现问题应根据相关规定严肃处理。数据的及时录入保证了库存账面数据与实物量一致,为管理层正确决策提供了准确的经营信息。

 管理公司采购及运营部工用中心的转移

计算机信息系统的成功实施使得集团管理公司采购部及运营管理部的工作重点发生了很大的变化,从原来纯手工具的具体事物模式转变为真正的监控和管理。相应岗位的工作人员每天通过信息系统监控分店管理指标的波动,并比较各店统一指标的差距,发现问题做到有针对性的调查,从而有效地控制和指导分店的日常运营。

 无论如何,计算机信息系统是不能解决商品的质量问题的。对于商品的质量问题只能通过严格的管理与监督制度来保证,没有保证的信息系统是很难发挥作用的。

管理理念和管理工具是一对互为服务的孪生兄弟,一套好的管理信息系统是行业理念与计算机技术的完美结合。对于连锁餐饮企业来讲,正确认识、选择、应用信息系统是餐饮企业信息化管理成功的基础。

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